某酒店檔案管理工作流程
酒店檔案管理工作流程
辦公室負責酒店主體檔案的管理,并對各職能部門的檔案保管工作進行督促和指導。各部門應配備有關同志兼任部門檔案管理人員,按照國家《檔案法》等法規(guī)的規(guī)定精神,做好文件材料的收集積累、整理、預立卷和開具歸檔交接清單。酒店檔案工作的主要流程是:
項目工作規(guī)范
接收
凡酒店經(jīng)營管理活動中形成和使用的,業(yè)已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。酒店檔案一年接收一次,酒店各部門應于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交辦公室。
整理
酒店檔案按年綜合整理,一般在每年第一季度整理歸檔。酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。辦公室檔案,按其不同內(nèi)容和體裁,制成統(tǒng)一的分類檔案。按照案卷的排列順序編制卷號,案卷目錄上應區(qū)別情況標明不同保管期限。
保管及利用
酒店檔案應由專人負責保管,并定期進行檢查。凡使用檔案應辦理借閱手續(xù),填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經(jīng)領導批準。借閱結束后,請借閱者在檔案借閱單上簽名。
鑒定和移交
檔案鑒定工作在相關領導的領導下,組成鑒定小組,按規(guī)定進行。銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)酒店領導批準,由兩人在指定地點監(jiān)銷。檔案移交要按國家有關規(guī)定執(zhí)行。檔案員調(diào)動工作,須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。
